اعوذ بالله من الشیطان الرجیم: "و ان لیس للانسان الا ما سعی"

صدق الله العلی العظیم و بلغ رسوله الامین

اهمیت رعایت آداب برای جوانان جویای کار

با شروع سال تحصیلی، جوانان فارغ التحصیل که وضعیت نظام وظیفه آنان روشن است، به جستجوی کار می پردازند. مدیران منابع انسانی و مسئولان استخدام شرکت ها و سازمان ها هم در پی گزینش نیروهای مورد نیاز خود هستند و طبعا کسانی را برای مصاحبه بر می گزینند که قابلیت ها و امتیازات بیشتری دارند.

اما مسئله قابل تأمل آن است که داشتن مدرک تحصیلات عالیه برای گزینش نهایی کفایت نمی کند که همه متقاضیان در این مزیت، برابرند و هنگام مصاحبه برتری یکی بر همگان آشکار می شود. ویژگی های ظاهری، قدرت برقراری ارتباط مؤثر- به خصوص برای مشاغلی که کارمندان و کارکنان با ارباب رجوع و مشتری چهره به چهره می شوند- و نیز نمایش هنر معرفی و معارفه و توانایی پاسخگویی مؤدبانه، برای کارفرمایان اهمیت خاص دارد و این ویژگی ها جز هنگام مصاحبه آشکار نمی شود.

متأسفانه بسیاری از جوانان جویای کار با این خصوصیات که به "مهارت های مردمی یا مهارت نرم"Soft Skills/People Skillsمعروف شده است با این مقوله یا آشنا نیستند و یا بر آن تسلط ندارند. زیرا که اغلب این مهارت ها نه در دبستان و در دبیرستان و نه حتی در دانشگاه، آموزش داده نمی شود و این در حالی است که بیشتر مدیران منابع انسانی به دلیل مطالعات و تجارب شغلی خود با اهمیت این شایستگی ها آشنا هستند. البته ورود به این مسئله و طرح ابعاد این مهارت ها، در حوصله این مقال نمی گنجد، اما اشاره به چند موضوع جدی که از جمله اصول اساسی مهارت های نرم یا مردمی برای موفقیت در مصاحبه های استخدامی است، به دنبال می آید تا جوانان فارغ التحصیل با بذل توجه به آنها، با آمادگی بیشتری در مصاحبه ها شرکت نمایند:  

1.       خصوصیات شرکت یا سازمانی مورد نظر را مطالعه نمایید

قبل از آنکه برای مصاحبه در دفتر شرکت یا سازمان مورد علاقه خود حاضر شوید، درباره آن مطالعه نمایید. امروزه با وجود سایت های اینترنتی این کار بسیار آسان است. کافی است به سایت شرکت مراجعه کرده، اطلاعات کلی را کسب کنید. اگر اطلاعاتی در خصوص مدیر عامل یا سایر مقامات عالی رتبه شرکت و سازمان هم وجود دارد، آنرا هم بخوانید و یادداشت بردارید. هر چه بیشتر اطلاعات داشته باشید، نمایش علاقه و توجه به نهادی است که در آن به دنبال کار می گردید. جالب تر از همه، یک نوع مصاحبه است که مقامات شرکت بجای سئوال درباره متقاضی کار، از وی می خواهند که چند دقیقه راجع به خود شرکت، برنامه ها و اهداف آن بگوید. طبعا اگر مصاحبه شونده بتواند این قسمت را با آمادگی بیشتر و از جمله نمایش اطلاعات با یک برنامه مانند پاورپوینت نشان دهد، توجه جدی خود نسبت به شرکت را نشان می دهد و اینکه برای نمایش این توجه، یک برنامه هم تهیه کرده است. البته کسی انتظار ندارد که این برنامه خیلی دقیق باشد، اما صرف تهیه آن و بخصوص نحوه اجرای حرفه ای، تأثیر شگرفی در نتیجه مصاحبه دارد.

2.      ویژگی های ظاهری مورد علاقه کارفرما را مطالعه و مرور نمایید

همچنین مفید است که قبل از حضور در هر مصاحبه، خصوصیات ظاهری کارفرما و کارمندان نهاد مورد نظر را به دقت بررسی نمایید تا بدانید آنها با چه لباس و ظاهری به شرکت می روند. این مقوله یکی از مباحث مرتبط به مشابه سازی است. در این مقوله، کسانی که شبیه به هم هستند یا شبیه به هم رفتار می کنند، مثل هم لباس می پوشند و از کلمات و اصطلاحات مشابه استفاده می کنند، توجه و علاقه خود به صورت غیرارادی نسبت بهم نشان می دهند.

3.     شغل مورد نیاز خود را انتخاب و بر آن تکیه نمایید

قبل از آنکه به اتاق مصاحبه وارد شوید، شغل مورد علاقه خود را انتخاب کنید و بر آن پافشاری نمایید. مثلا در مقابل این سئوال که آیا علاوه بر این شغل داوطلب شغل دیگری هم هستید؟ جواب شما باید بر شغل مورد نظر خودتان باشد. البته اگر تخصص و یا علاقه دیگری هم دارید، بیان کنید، اما اصرار نمایید که به دنبال شغل خاصی هستید. همان کاری که رزومه خود را هم بر اساس همان شغل تنظیم کرده اید.

4.     تنظیم روزمه بر اساس شغل مورد اشاره

ممکن است هر کس یک روزمه عمومی داشته باشد. اما برای هر شغل جدید باید رزومه متفاوت نوشت که در آن، ویژگی ها، توانایی ها و تجارب مرتبط با آن شغل مطرح شده باشد. ضمنا رزومه خود را به روز کنید. همچنین اگر فکر می کنید که ضمیمه کردن برخی از رضایت نامه ها، عنوان تحقیقات و آثار قلمی، مصاحبه ها و مانند آنها هم در تصمیم گیری مصاحبه کنندگان مؤثر است، تصویر آنها را هم پیوست رزومه تسلیم نمایید. راستی فراموش نکنید که رزومه خود را بلند بخوانید یا به کسی نشان دهید تا بدون غلط باشد.

5.     ظاهر آراسته و لباس برازنده

علی رغم آنچه در بند 2 آمد، در بر داشتن لباس مناسب برای هر مصاحبه از اولین ضروریات است. وقتی داوطلب کار با لباس کژوالCasual –فصلی- (پیراهن آستین کوتاه یا آستین تاه زدن و تی شرت و یا کاپشن- به مصاحبه می رود به مصاحبه کنندگان القا می کند که جدی نیست و مثلا داشته است از جلوی شرکت و یا سازمان رد می شده و آگهی استخدام را تصادفی روی شیشه در ورودی ساختمان دیده، آمده است شانس خود را امتحان کند- به اصطلاح خودمان سنگ مفت گنجشک مفت!

اما جوانی که لباس مرتب و مناسبی بر تن دارد، تمیز، اتو شده با کفش واکس خورده، به مصاحبه کننده خود القا می کند که جدا دنبال کار است و اگر استخدام شود، این گونه بر سر کار حاضر خواهد شد. بنابراین بهتر است جوانان از پوشیدن لباس های مد معمول جوانان از جمله شلوارهای پاره و وصله دار، تی شرت هایی با نوشته های نامأنوس، کفش ورزشی و یا لباس بدون اتو و کفش خاک آلود از شرکت در مصاحبه خودداری نمایند. ضمنا هنگام مصاحبه از نهادن کلاه کپی- کلاه بیسبال- بر سر و عینک آفتابی بر دیدگان خویش پرهیز نمایید.   

6.      سر و صورت آراسته

موی سر شانه خورده –و حتی ژل زده- و صورت مرتب- خواه دارای محاسنی آراسته و پیراسته، هم از ویژگی های ظاهری یک انسان هوشمند است. موی سر همراه با محاسن مرتب از عوامل زیبا ساز چهره و سند هویت انسان ها است. کسانی که به ظاهر خود توجه دارند، اهمیت این عوامل را در معرفی خصوصیات ذاتی خود به نمایش می گذارند. موی بلند و محاسن نامرتب ممکن است به زیبایی ظاهری شما بیفزاید، اما برای موفقیت در مصاحبه کمک نمی کند. مگر اساسا کاری که به دنبال آن هستید، این اقلام جزء نیازهای آن باشد. همچنین ناخن ها کوتاه و مرتب باشد. خوشبختانه در ایران خال کوبی و زینت های گروههای خاص مانند گوشواره و حلقه و ساچمه مد نیست. در غرب که این ظواهر عریان است، به جوانان توصیه می کنند که موقع مصاحبه آنها را پنهان سازند.

7.     حفظ تمامیت فکری و ذهنی در طول مصاحبه

یکی از عوامل نمایش آمادگی و قدرت شخص در طول امر مهمی مانند مصاحبه، حفظ تمامیت فکری و ذهنی است. پاسخ دادن به سئوالاتی که قبلا می توان تصور کرد، کار مشکلی نیست، اما جواب دادن به سئوالات غیر منتظره هم باید با نهایت آرامش و کنترل احساسات صورت گیرد. این ویژگی یکی از نیازهای جدی بسیاری از مدیران است و مایلند مطمئن شوند که کارمندان جدید آنها می توانند هنگام بروز حوادث عیر مترقبه و اتفاقات پیش بینی نشده، بتوانند تمامیت ذهنی خود را حفظ کنند و بهترین پاسخ را ارائه و مناسب ترین عکس العمل را نشان دهند. حتی ممکن است مصاحبه کنندگان عمدا  اسبات خشمگین شدن و گیجی مصاحبه کنندگان را فراهم سازند، مثلا آنان را به ساختمانی دور بفرستند، خسته و عصبانی کرده، سپس آنها را به اتاق مصاحبه هدایت کنند، یا مصاحبه کننده تعمدا قلم خود را چند بار روی زمین بیندازد و مانند آن. همچنین ممکن است که مصاحبه کننده از شما بخواهد که خود را در یک موقعیت فرضی با مشکل خاصی تصور کنید و عملکرد خود را بیان کنید. اگر از قبل تجربه رو به رو شدن با این نوع مشکل را داشته اید و عملکرد قابل قبولی عرضه نموده اید، حتما آنرا بیان کنید، و گرنه با تمرکز فکر حواس خود، سعی کنید بهترین پاسخ را ارائه کنید.

8.     نمایش بهترین حالات و اشارات بدن و آهنگ صدا

با در نظر داشتن موارد بند 5، تنها پاسخ آماده داشتن یا پاسخ خوب را درست ارائه کردن کافی نیست. بلکه این پاسخ ها باید با آهنگ و لحن صدایی که حکایت از اطمینان و اعتماد به نفس دارد و همراه با اشارات و حرکات صورت و بدن متناسب و زیبا باشد. مثلا اگر مصاحبه کننده پرسید که اگر به شرکت یا سازمان ملحق شوید، 5 سال دیگر خود را در چه وضعیتی می بینید؟ نباید موجب سراسیمگی و گیجی شود و جوابی نامفهوم و مبهم داده شود و نمی بایست که اگر عبارات جواب قوی است، آهنگ صدا و حالات و اشارات صورت و بدن عکس آنرا نشان دهد. ناگفته نماند که در تضاد میان کلام و غیرکلام، مردم عموما به غیرکلام یعنی به آهنگ صدا و زبان بدن اعتماد می کنند. فراموش نشود که نحوه راه رفتن و ایستادن و نشستن هم باید قوی و استوار باشد. البته ممکن است که جوانان جویای کار که تازه فارغ التحصیل شده اند، با آهنگ صدا و زبان بدن آشنا نباشند. در این صورت لازم می آید که آنان با افراد صاحب تجربه مشورت نمایند و یا برخی از کارها را با نشستن یا ایستادن در جلوی آیینه تمرین کنند.

9.      شروع خوب: مهمترین عامل موفقیت

آنچه تا حال گفته شد، برای آغازی قوی و تأثیر گذار ضروری است. ناگفته نماند که لحظات اولیه در هر ملاقات تأثیر گذار ترین زمان در هر مصاحبه و دیدار است. توجه نمایید که این زمان چیزی حدود 3 تا 10 ثانیه است. زمانی که باید موفقیت شما را رقم زند. بررسی ها نشان می دهد کسانی که توانسته اند در این زمان توجه مصاحبه کنندگان را جلب نمایند، اساسا روند مصاحبه و سئوالات به نفع آنها تغییر کرده است. ضمنا اصطلاح جا افتاده ای وجود دارد که می گوید: "شروع خوب، نیمی از موفقیت است."

10.   ورود به موقع و بدون تأخیر

رعایت زمان هم امری جدی است. جویندگان کار به جد تلاش نمایند که در ساعت مقرر در محل مصاحبه حاضر شوند، هر چند ممکن است که زمان مصاحبه آنان دیرتر از زمان تعیین شده صورت گیرد. وقت شناسی در جریان جستجوی کار امر مهمی است و مصاحبه کنندگان، متقاضیانی را جدی می گیرند که زمان را جدی گرفته اند. کسانی که تصور کنند بر سبیل عادت معمول، آنان که دیر در جلسات و مهمانی ها و همایش ها حاضر می شوند تا اهمیت خود را به رخ دیگران بکشند- که خود امر نامقبولی است- منتظر گذاردن مصاحبه کننده ها بر وزن آنها می افزاید، کاملا در اشتباه هستند و تردید نکنند که نیامدن بهتر از دیر آمدن است.    

11.   رعایت آداب ورود

در زدن، سلام کردن و بیان این جمله " از این که به من وقت مصاحبه داده اید، متشکرم!" در بدو ورود به اتاق مصاحبه، کت با دکمه های بسته و گام های استوار و رعایت آداب دست دادن و معرفی کردن به مصاحبه کننده می نمایاند که مصاحبه شونده شخصیتی محکم و قوی دارد و با آداب آشنا است. ذکر این نکته در همین جا ضروری است که جویندگان کار که برای مصاحبه دعوت شده اند، همه در داشتن مدرک دانشگاهی مورد نیاز برابر و در سایر موارد کم و بیش یکسان هستند. اما این نمایش مهارت های نرم است که یک متقاضی را نسبت به سایرین اولویت می بخشد. 

12.  عدم نمایش آدامس در دهان، گوشی قیمتی و لوحک الکترونیکی

مصاحبه کننده باید دقت نماید که هنگام حضور در اتاق مصاحبه از جویدن سقز- که در ایران به آدامس معروف است- پرهیز نماید که نشان بی ادبی است. همچنین نمایش گوشی های گرانقیمت و"لوحک الکترونیکی"Tabletکه ممکن است حکایت از وضعیت مالی مناسب مصاحبه شونده کند، در جریان مصاحبه کارساز نیست. مصاحبه کنندگان خود صاحب مقام و مکنت هستند و مانند جوانان هم سن و سال نیستند که تحت تأثیر این لوازم قرار گیرند. همچنین دقت نمایند که موقع مصاحبه تلفن همراه خود را یا خاموش نمایند و یا روی دکمه سکوت قرار دهند، سیم های "دست آزاد" Hands freeو سمعک مخابراتی Blue Toothرا از گوش خود بردارند و از پاسخ دادن به تلفن های ورودی موقع مصاحبه، خودداری نمایند تا به مصاحبه کنندگان پیام دهند که مصاحبه برای آنها از پاسخ دادن به تلفن دوستان و به اصطلاح نازیبای "بر و بچ"! بیشتر اهمیت دارد.   

13.در دست داشتن دفتر یادداشت و قلم

این دو قلم لوازم تحریر هم از جمله موادی است که جدیت و توجه شما را به سخنان و سئوالات مصاحبه کنندگان نشان می دهد. ذکر این نکته ضروری است که یادداشت کردن سئوالات قبل از پاسخ، به شما امکان می دهد تا سئوال را بهتر درک کنید و در نتیجه بهتر پاسخ دهید.

14.  نام و نشان معرف های خود را ذکر کنید

اگر مصاحبه کنندگان از شما نام و نشان معرف های خود را که در تقاضانامه درج کرده اید، پرسیدند، با رعایت احترام مقام و منزلت ایشان، آنان را به طور رسمی معرفی نمایید. حتی اگر آنان دایی، عمو و سایر بستگان شما هستند از بیان "عموجان عزیزم" و " خان دایی" بپرهیزید و آنان را با نام خانوادگی و مقام رسمی بخوانید.

15.  رعایت آداب و صبر و حوصله در طول مصاحبه

در تمام طول مصاحبه، رعایت آداب سخن و حضور با کلیه حاضران یکی از شروط اصلی توفیق در مصاحبه است. حتی اگر مأمور پذیرایی به شما چای تعارف می کند، از او تشکر کنید و موقع نوشیدن چای، آداب آنرا مراعات کنید. به علاوه اگر کاری کردند تا حوصله و صبر شما را بسنجند، هوشیاری بخرج دهید.

16.  سئوال هم می توانید مطرح کنید

مصاحبه استخدامی می تواند دو طرفه باشد. یعنی مصاحبه شونده هم می تواند سئوال کند. سئوالات ممکن است در پاسخ به سئوال نامشخص مصاحبه کننده، در خصوص شرایط و مزایای کار، محل پیشنهادی و امتیازات دور از مرکز، نحوه ارتقا و مأموریت و مانند این ها باشد. اما کسب نظر آنان در خصوص نتیجه مصاحبه و سئوال در مورد میزان رضایت مندی آنها از مصاحبه زیبنده نیست.

17.درست گوش دادن هم هنر است

تنها سخن گفتن- البته خوب گفتن- کفایت نمی کند. درست گوش دادن هم بخش مهمی از هر مصاحبه و گفتگو و بخصوص از مصاحبه های استخدامی است. موقعی که مصاحبه کننده سئوال می کند، تمام حواس خود را متوجه او سازید. به علاوه، گوش دادن به دیگران، اساسا نمایش احترام به آنان است.

18.بزرگوار و قدرتمند عمل کنید

ممکن است در جریان مصاحبه، سئوالاتی مطرح شود که پاسخ آماده و مناسبی برای آنها نداشته اید و در پایان احساس کنید که احتمال موفقیت شما در گزینش زیاد نیست. روی خوش و اعتماد به نفس خود را از دست ندهید. قبول نشدن به شما این امکان را نمی دهد که با مصاحبه کنندگان بد رفتاری و یا آنان را به عدم توجه و بی تفاوتی متهم نمایید.

19.  تشکر پایانی فراموش نشود

در پایان مصاحبه حتی اگر احساس کردید که انتخاب نشده اید، تشکر از دعوت برای مصاحبه فراموش نشود، باشد که این سپاس گاه کارگر اوفتد. اگر مؤثر هم نباشد، شما شخصیتی ممتاز از خود نشان داده اید. ممکن است شما جزء افراد ذخیره به حساب آیید و یا شما را به شرکتی دیگر معرفی کنند.

20.  سخنی کوتاه با مصاحبه کنندگان

تردید نیست که مصاحبه کنندگان مجرب، امین و طرفدار منافع سازمان خود هستند و در گزینش خود تلاش می کنند تا بهترین گزینه را انتخاب کنند تا بعدا به دلیل گزینش غلط مجبور به بازخرید و اخراج آنها نشوند. اما یادآوری این نکته کوتاه ایرادی ندارد که جوانان جویای کار را حتی اگر نمی پذیرند، از آنان به خاطر  حسن اعتماد به سازمان خود و شرکت در مصاحبه تشکر کنند، پاسخ های خوبشان را تحسین و با زبان شیرین، اشتباهات آنرا یادآور شوند و با بدرقه کردن محترمانه ایشان، خاطره فراموش نشدنی در ذهن آنان بجای گذارند. 

با آرزوی توفیق

 علی محمد بیدارمغز –سخنران تشریفات کاربردی بین المللی، مربی فن بیان و مفسر  زبان بدن- پورتال تشریفات ایران